Innledning

Innkjøp er en sentral del av arbeidet med å skaffe løsninger – herunder produkter og tjenester – som er anvendbare for de aller fleste. Det er gjennom anskaffelsesprosessen at innkjøperen har den beste muligheten til å sikre at det som blir kjøpt holder en kvalitet som gir de aller fleste brukere likeverdig tilgang og oppfyller målsettingene om universell utforming.

Offentlige anskaffelser er et viktig redskap for blant annet universell utforming. Dette er fordi det offentlige, herunder kommuner, gjennom sine innkjøp kan legge viktige føringer på hva slags varer og tjenester de ønsker fra leverandørene, samt å bidra til en reell konkurranse i markedet om de beste universelt utformede  løsninger til lavest mulig pris.

Lov om offentlige anskaffelser (åpnes i nytt vindu) har som formål å «fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte».

Dersom en kommune eller andre offentlige organer krever at et produkt eller en tjeneste skal ha bestemte egenskaper som sikrer at alle innbyggere skal kunne benytte dem, vil dette inspirere til mer innovasjon og kreativitet hos leverandørene.

Anskaffelsesprosessen

Det er viktig å ha klart for seg at inkludering av universell utforming i en anskaffelsesprosess handler om mer enn at innkjøper stiller bestemte krav til tilbydere og leverandører. Det er nødvendig å være bevisst på universell utforming fra man planlegger innkjøp av noe, til man blir enige og inngår kontrakt, og til man vurderer kvaliteten av det man faktisk har fått, og eventuelt klager, planlegger ny anskaffelse.

Videre må det sørges for at de som skal bruke produktet (teknologien) eller tjenesten (for eksempel omsorgstjenesten) får gi sine innspill som del av hele prosessen, ikke bare f.eks. ved planlegging eller evaluering av mottatt produkt eller tjeneste.

Prosessen rundt offentlige anskaffelser består av flere faser: planlegging, spesifikasjoner, markedssøk, kunngjøring, evaluering av tilbud, forhandlinger, kontraktsinngåelse og oppfølging. I alle disse fasene er det viktig å være bevisst på inkluderingen av prinsippet om universell utforming i arbeidet med å utforme og evaluere kriteriene for tildeling av kontrakt.

Vi skal beskrive de enkelte delene av prosessen, med fokus på universell utforming og brukermedvirkning.

Planlegging

Før en innkjøper, for eksempel en kommune, starter en anskaffelsesprosess er det viktig at man har fastsatt overordnete mål som grunnlaget for mer operative målsettinger for anskaffelsene. Planfremstillingen og beslutningsgrunnlaget skal gi et konkret og synlig bilde av kravene til universell utforming av anskaffelsene som skal foretas.

Operative mål skal konkretisere hva man legger i overordnet mål om universell utforming, i forhold til planen for offentlige anskaffelser. Det vil si at man spesifiserer hva man vil oppnå ved anskaffelsen, hva slags fysisk utforming som ønskes osv.

Et slikt overordnet mål kan være likeverdig tilgang for alle innbyggere til de produktene og tjenestene som skal anskaffes. Basert på dette kan kommunen bestemme i planleggingen at innkjøp av for eksempel velferdsteknologi skal følge prinsippet om universell utforming.

Et annet mål kan være at man vil styrke konkurransen og involvere flere tilbydere for å sikre god funksjonalitet.

Videre er det nødvendig å ha god kjennskap til befolkningen som vil bli berørt av anskaffelsen og på hvilken måte de vil bli berørt.

Flere grupper kan ha problemer med å benytte produktet eller tjenesten. For eksempel regnes det med at rundt 20 % av befolkningen har problemer med å benytte offentlig transport, enten det gjelder alder, funksjonsnedsettelser, graviditet eller andre faktorer.  På den annen side skal man heller ikke overdrive vektleggingen av antall brukere som blir berørt. Det viktige er at man beregner om det oppnås universell utforming ved anskaffelsen eller avdekke hvorvidt anskaffelsen kan ha eventuelle diskriminerende effekter.

Det er videre nyttig å utvikle en metodikk for å sikre at det tas hensyn til ulike grupper av befolkningen. Et forslag for en slik metodisk tilnærming fins på Målgrupper.

En konsekvensutredning kan gjennomføres når det gjelder universell utforming. Planlegging og konsekvensutredning skal bygge på forståelsen av at den berørte befolkningen består av personer som har ulik bakgrunn og funksjonsevne, ferdigheter og preferanser. Det er også viktig å synliggjøre konsekvenser av anskaffelsen når det gjelder de gruppene som anskaffelsen er særlig viktig for, som at anskaffelse av busser med lavgulv vil føre til at flere kan benytte offentlig transport uten hindringer. Konsekvenser med hensyn til universell utforming må også klargjøres.

Brukermedvirkning i planleggingsfasen

Endelig bør man sikre brukermedvirkning fra de forskjellige gruppene som berøres av anskaffelsen. Medvirkning gir økt kunnskap om behovene hos de ulike befolkningsgruppene som blir berørt av anskaffelsen.

En systematisk tilnærming til brukermedvirkning innebærer kartlegging av hvem som berøres av anskaffelsen, vurdering av hvem man trenger medvirkning fra og sammensetting av en brukermedvirkningsgruppe av relevante brukerrepresentanter. Deres innsikt og kunnskap vil være et viktig korrektiv og supplement for å oppnå best mulig resultat av anskaffelsen. Ikke-diskriminerings- og livssyklusvurderinger kan være et viktig aspekt av anskaffelsen.

Dagens regelverk stiller krav om at oppdragsgiver under planlegging av anskaffelser skal ta hensyn til henholdsvis livssykluskostnader, miljømessige konsekvenser og universell utforming av det produktet eller den tjenesten som skal anskaffes. Dette er bl.a. tolket slik at:

Klare spesifikasjoner bygget på kartlegging

Det neste stadiet er å stille klare kravspesifikasjoner. Innkjøper må være klar på hvilke krav som skal stilles til leverandørene i den tekniske spesifikasjonen i et anbud.

• Det skal spesifiseres hvilke kriterier kontrakten skal tildeles etter, for eksempel vektlegging av universell utforming i forhold til andre kriterier.
• Det må spesifiseres hvilke vilkår som skal gjelde ved gjennomføringen av kontrakten, f.eks. ved at det fastsettes i kontrakten at leverandøren skal ha en nærmere angitt profil mht. universell utforming, inkluderende arbeidsliv og lignende.
• Basert på erfaringene fra dagens regelverk, er det et behov for at man krever bevissthet om krav til universell utforming i flere faser av prosessene rundt offentlige anskaffelser. Det bør henvises til standarder der disse finnes.
• Det må klart gå frem av spesifikasjonen hva en ønsker å oppnå ved anskaffelsen og hva universell utforming i den enkelte anskaffelsen innebærer. Det vil være nyttig å bruke veiledninger og sjekklister for universell utforming, som dekker de enkelte områder. Ett  eksempel er Marknadsundersøking i Difis veileder Anskaffelsesprosessen steg for steg (åpnes i nytt vindu).

Markedssøk

Formålet ved å undersøke markedet er å få oversikt over konkurransesituasjonen på potensielle markeder og på kostnader. For eksempel er det viktig å få oversikt over ny teknologi på området som er tilgjengelig, nye metoder og liknende.

Ved søk i markedet er det viktig å være tydelig overfor potensielle leverandører at man ønsker varer og tjenester som kan benyttes av alle i henhold til prinsippet om universell utforming.

Det er viktig å undersøke om markedet kan levere de produkter og tjenester som gir løsninger som er gode nok for brukergruppene. I forbindelse med slike undersøkelser kan det være nyttig å kontrollere aktørenes profil når det gjelder universell utforming, noe man kan finne på internett og andre kilder.

Kunngjøring av anskaffelse

Det er viktig med klare formuleringer i kunngjøring av offentlige anskaffelser, som er et av de viktigste virkemidler for å sikre forutsigbarhet og likebehandling av leverandørene.  Der det finnes krav om universell utforming i eksisterende lovgivning, for eksempel i forskrift om universell utforming av IKT, bør det refereres til disse kravene.

Det kan også vises til krav om vektlegging av universell utforming i lov om offentlige anskaffelser og refereres til gjeldende standarder eller tilsvarende krav i andre spesifikasjoner.

Doffin er den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser. Nettsiden skal hjelpe oppdragsgivere med å lage og publisere kunngjøringer i samsvar med regelverket, og gjøre det enkelt for leverandører å finne relevante konkurranser i offentlig sektor.

Evaluering av tilbud

Det er viktig å undersøke om leverandørene oppfyller formelle krav, eller om det er eventuelle andre grunner til å vurdere avvisning av leverandør eller tilbudet.

Videre skal det også vurderes om leverandørene har de kvalifikasjoner som er stilt i anbudet.

Når det gjelder selve tilbudet er det viktig at leverandørenes vektlegging av universell utforming måles mot kriteriene i teknisk spesifikasjon i anbudsrunden. Dette kontrolleres gjennom å vurdere om det er levert inn tilstrekkelig dokumentasjon og at man rangerer tilbudene ut fra tildelingskriteriene – i denne sammenheng universell utforming.

Spørsmål som kan stilles er: På hvilken måte blir ulike brukergrupper tilgodesett, hvilke hindringer kan forutses og på hvilken måte oppfyller leverandørenes tilbud kravene til universell utforming?

Forhandlinger

Hvis det skal gjennomføres forhandlinger må det avtales hvordan krav om universell utforming skal oppfylles på en slik måte at partene har en felles forståelse for dette. Grunnlaget for disse forhandlingene vil være vurderingene gjort tidligere i prosessen og nå er det anledning til å få en utdyping av denne forståelsen i forhandlingene.

Det viktigste er å kontrollere leverandørens kompetanse og forståelse for universell utforming, når det gjelder den aktuelle anskaffelsen.

Det vil derfor lønne seg å ha med en deltaker i forhandlingene som har kompetanse på universell utforming og som kan stille de rette spørsmålene til potensielle leverandører.

En god metode er å stille spørsmål som får leverandøren til å vise at de har tenkt gjennom hvordan de vil sørge for universell utforming i leveransen.

Kontrakt

I kontrakten mellom innkjøper og leverandør bør det også gå klart frem hvilke kriterier for universell utforming som skal oppfylles og på hvilken måte, for å unngå uenighet om dette senere.

Dette skal meddeles med begrunnelse til leverandørene og man må foreta en eventuell ny vurdering dersom det reises klage over vedtaket.

Oppfølging og evaluering

Dersom det er stilt krav om universell utforming i en kontrakt, må det kontrolleres at kravene er innarbeidet i løsningen man mottar.

Sjekklister og standarder for universell utforming på ulike områder kan med fordel benyttes.

Et praktisk tiltak kan være kontroll utført av person med kompetanse på universell utforming.

I en slik evaluering er det også relevant å vurdere om de tidligere nevnte strategiske vurderingene sikret tilstrekkelig konkurranse, og tilbudene var gode nok og spesielt om det var de riktige krav og tildelingskriterier som ble stillet, og om vektingen var riktig.

Hjem